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Aceptación o rechazo de facturas
Author
Viviana Mora
Date
Agosto 8, 2018

Cómo hacer la aceptación o rechazo de facturas electrónicas

Una parte crucial del proceso de Facturación Electrónica es la aceptación o rechazo de la factura. Un pequeño detalle que no todas las personas están realizando correctamente, por lo que se exponen a tener diferencias con el registro de Hacienda, que puede acarrear muchos problemas. Todos los clientes que requieran presentar sus facturas como gastos, deben primero aceptarlas electrónicamente para que el Ministerio de Hacienda las acepte en su respectiva declaratoria del período.

El proceso de aceptación de facturas

En el proceso de facturación existen dos roles muy importantes, el “Emisor” quién genera la factura electrónica, conocido como proveedor de servicios. Y el “Receptor” del comprobante digital, quién realiza la compra y debe realizar la aceptación de manera electrónica. La factura en formato XML es enviada al receptor por correo electrónico, para que este mismo la puede adjuntar al módulo de aceptación de facturas, donde podrá validad los datos de la compra, verificar si son correctos y proceder con la aceptación o rechazo si fuera el caso.

Tanto el emisor como el receptor deben cumplir con varias obligaciones estipuladas por el Ministerio de Hacienda, en la Resolución de Comprobantes Electrónicos DGT-R-48-2016 4.2 y para este tema nos interesa el siguiente artículo:

Artículo 18 º Obligaciones del Receptor Electrónico -No Emisor  

Son obligaciones del receptor electrónico-no emisor:
a.     Estar inscrito en el Registro Único Tributario y tener registrado un correo electrónico.
b.     Informar a la Administración Tributaria su condición de receptores electrónicos-no emisores por medio del formulario D-140 Declaración de inscripción, modificación de datos y desinscripción del Registro Único Tributario.
c.     Disponer de un sistema para la recepción de comprobantes electrónicos conforme los requisitos que establece la presente resolución.
d.     Enviar a la Administración Tributaria los archivos XML de aceptación o rechazo de los comprobantes electrónicos para su respectiva validación.
e.     Entregar al emisor una confirmación de aceptación o rechazo de los comprobantes electrónicos.

Una persona puede considerar que al cancelar el monto de la factura se realiza la aceptación, pero al ser un sistema electrónico debe generar una respuesta electrónica. Si no se realiza este paso, todos los reportes de ventas, período fiscal, impuestos y demás declaraciones serán imposibles de empatar con Hacienda, ya que la información que manejan estará incompleta.
En resumen, ¿es necesario realizar la aceptación de las facturas? ¡sí o sí!

Sin más rodeos, ¿cómo se realiza este proceso electrónicamente?

Aceptación o rechazo

Se realiza desde el sistema propio de facturación, es decir, mediante el software que le brinda su proveedor de servicios o bien con el ATV (Administración Tributaria Virtual). Si usted no ha recibido ningún tipo de capacitación sobre este proceso, le recomendamos contactar a su proveedor, ya que los pasos pueden ser distintos.

Primer paso: dirigirse al listado de comprobantes digitales recibidos, desde Sabio Cloud puede ingresar en el módulo de Aceptación de Facturas, y desde el ATV en el buzón de Workflow.

Segundo paso: verificación de la información. Dentro del listado y con un doble clic sobre el ítem, podrá abrir la factura de su interés para comenzar a revisar los datos (precio, cantidad y mercadería, entre otros). Cualquier error que detecte será notificado a Hacienda y al emisor al rechazar la factura.

El tercer y más esperado: aceptar o rechazar la factura. En este paso se utiliza el documento en formato XML para enviar la confirmación al Ministerio de Hacienda.

Con Sabio Cloud puede optar por dos métodos para cargar la información. El más práctico es seleccionando el archivo XML de su computadora, mediante el botón de adjuntar documento, se carga automáticamente la información para proceder con la respuesta. La otra opción es un poco más técnica, la cual requiere abril el XML, copiar el texto en el cuadro superior de la pantalla para realizar la carga.

En el menú desplegable, podrá seleccionar la opción de su respuesta:

Aprobación

Si la información mostrada en la factura electrónica es correcta, usted procede a aceptar este documento.

Aprobación Parcial

Al seleccionar esta opción usted indica que dicho comprobante necesita una corrección, un monto no acordado o algún error que debe cambiarse para aprobarlo.

Rechazo

Cuando esta en desacuerdo y rechaza dicha factura.

En este paso, deberá anotar un motivo para su respuesta, ya sea de aceptación o en el caso de rechazo indicar porque no se aprueba; “debido a un monto equivocado, vía de pago incorrecto, etc.”. Finalmente, un pequeño clic en enviar y listo, finalizamos con el proceso de confirmación.

No es un proceso complicado ni imposible de realizar, es un deber y obligación como contribuyente.

Como siempre, esta invitado a escribirnos, darnos su opinión, sugerir temas a desarrollar en las próximas entradas de este blog.


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